Deducir el IVA de las facturas y facturas simplificadas

 

En el post de hoy voy a abordar un tema polémico que provoca mucha controversia con la Agencia Tributaria y que todo empresario debe tener claro, qué requisitos debe tener la documentación que maneja mi empresa para poder deducir correctamente el IVA y el gasto.

A efectos de IVA, para que un gasto se pueda deducir correctamente debe cumplir tres requisitos:

 

1. Que sea propio de la actividad.
2. Que esté adecuadamente justificado.
3. Que sea registrado en la contabilidad o en los libros registro del autónomo.

 

1. Gastos propios de la actividad

Que sea propio de la actividad significa que ese gasto ha sido necesario para llevar a cabo la actividad de la empresa o autónomo. A priori no existe dificultad alguna para argumentar el gasto de las compras de mercaderías para posterior venta, los honorarios de profesionales como asesores o gestores, servicios de hosting, salarios y seguridad social, alquiler de la oficina, suministros, etc. Otros gastos podrían ser más polémicos: restaurantes, invitaciones, peajes, gasolina… por lo que es recomendable conservar toda aquella información que nos sirva como prueba para ayudar a argumentar que ese gasto va ligado a la actividad.

Nosotros solemos recomendar conservar la agenda de visitas comerciales y las órdenes de trabajo para poder asignar a cada gasto la razón por la que se efectuó.

A modo de ejemplo, en nuestra actividad como Asesoría y Gestoría tenemos que acudir con relativa frecuencia a la sede de clientes que se encuentran fuera de Salamanca, esos gastos de gasolina y comidas quedan justificados mediante factura y vinculados al servicio prestado al cliente en ese día y que posteriormente se le facturará.

 

2. Gastos adecuadamente justificados

Que esté adecuadamente justificado significa que es imprescindible que exista un documento formal, es decir, una factura. Para poder deducirse el IVA es importante que el documento justificativo sea correcto y contenga todos los elementos que el Reglamento General de facturación establece como obligatorios.

Existen dos tipos de facturas:

 

• Factura simplificadas, que antes del 2013 llamábamos tickets.
• Factura completa

 

Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2013 del nuevo Reglamento de facturación aprobado en el Real Decreto 1619/2012, aparece la figura de la factura simplificada que sustituye al ticket, que ya no se aceptará en ningún caso como documento contable justificativo de un gasto.

 

Es muy común que para importes pequeños nos entreguen una factura simplificada, pero para poder deducir el IVA de una factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

 

• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

 

¿Cuándo puedo emitir factura simplificada?

 

Se podrá emitir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):

– Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.

– Ventas o servicios en ambulancia.

– Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

– Transporte de personas y sus equipajes.

– Servicios de hostelería y restauración prestada por restaurantes bares y similar, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.

– Salas de baile y discotecas.

– Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.

– Servicios de peluquerías e institutos de belleza.

– Utilización de instalaciones deportivas.

– Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

– Aparcamiento de vehículos.

– Servicios de videoclub.

– Tintorerías y lavanderías.

– Autopistas de peaje

 

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura completa.

 

3. Registrarlo correctamente en la contabilidad

Toda factura debe estar correctamente detallada en la contabilidad, haciendo constar fecha, número, importe y tipo de IVA aplicado.

 

Espero que les haya sido de utilidad, ya saben que si necesitan más ayuda pueden contactar con Ramajo Asesores, Gestoría Administrativa y Asesoría en Salamanca, por teléfono o mediante el cuestionario que encontrará en nuestra web.
 

Por Antonio Ramajo

Socio Director de Ramajo Asesores, Gestoría Administrativa y Asesoría en Salamanca

Gestor Administrativo, Licenciado en Económicas y Diplomado en Relaciones Laborales.